【メール】こんなとき何て書いたらいい？言いづらいことを上手に相手に伝える方法
メールは、ビジネスに欠かせないツール。
時には、催促やミスの指摘など、言いづらいことを相手に伝えなければならないこともありますね。そんなとき、どのような表現にすれば、相手に受け入れてもらいやすくなるでしょうか。
この記事では、ビジネスメールで言いづらいことを伝えるときの、おすすめの表現をご紹介します。
返信を催促する
待てども、なかなか返事をもらえないという場合、原因は2パターンです。
ひとつは、受けとった相手が返信を滞らせているケース。もうひとつは、何らかのエラーやトラブルなど、システム上の問題で、送ったはずのメールが相手に届いていないというケースです。返信の催促は、こちらのケースを想定して、再度同じ内容を記載するといいでしょう。
【例文】
～の件で、〇月〇日にメールをお送りしましたが、内容をご確認いただけましたでしょうか。
もしかすると、何らかのトラブルにより、お届けできていない可能性もございますので、念のため再度、こちらに記載いたします。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認の上、ご返信をお願い申し上げます。
入金を催促する
支払いの催促は気を遣いがちですが、シンプルにお願い事項を伝えるといいでしょう。
ポイントは「先方が払っていない」という相手への指摘ではなく「入金を確認できていない」という、自分たちの状況を伝える表現にすることです。
【例文】
～のお支払いにつきまして、ご連絡をいたしました。
ご請求書に記載いたしましたご入金の締め切り日が、〇月〇日でございました。
当方で確認しましたところ、未だご入金いただけていないようでございます。
恐れ入りますが、今一度ご確認いただき、ご入金予定日をお知らせいただけますでしょうか。
このお知らせが行き違いとなりましたら、申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
相手のミスを指摘する
明らかに相手のミスだと思う事項があっても、そうならないために自分ができることはなかっただろうか？という視点で伝えるといいでしょう。
【例文】
誠に恐縮ですが、お送りいただいた内容に、こちらの意図との相違がございました。
わかりにくい伝え方をしてしまいましたこと、申し訳ございません。
お手数をおかけいたしますが、再度、ご確認いただき、改めてご連絡をいただけますでしょうか。
イベントに誘われたが欠席したい（今後、同じようなお誘いは欲しくない）
イベントや異業種交流会の誘いなど、招待を受けたものの、行きたくない・・・という場合。
状況にもよりますが、無理をする必要はありません。招待に感謝しつつも、簡潔に辞退の返信をしましょう。
ポイントは「今回は、行くことができない」「またの機会に」などのリップサービスをしないこと。相手はそれを真に受けて「今回がダメなら、次、誘ってみよう！」と思うものです。すると、また似たような招待を受けとり、負担を感じることになるからです。
【例文】
先約があり伺えないのですが、お声かけいただき、ありがとうございました。
お心遣いに、感謝申し上げます。
以上、ビジネスメールで言いづらいことを相手に伝える方法を、ご紹介しました。
お役に立てば、幸いです。
