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エクセルで出来ることって何?まず、知っておくべき4種類の基本機能がコレ!

kumiko

やさしいエクセル

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エクセル初心者さんに向けてお届けしています!

事務のお仕事でエクセルを使って20年。やさしいエクセルのクミコです。

エクセルに対してのイメージこんな風にハードル上げてませんか?

エクセルを使ってお仕事するのにスペシャリストじゃないと応募しずらい
全ての機能を知っていないといけないんだよね
関数はやっぱり知っとかないとダメでしょ
ショートカットキーを使いこなせないと意味がないよね

そんなことはありません!なぜなら・・・私がそうじゃないのにお仕事できているから!笑

まずはそんなに難しく考えず使って慣れるが大事です

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エクセルってそもそも計算したりグラフを作るんだよね?

確かにそれも正解!でもそれだけの認識だと漠然としすぎちゃいますよね、そこでエクセルで出来ることを大きなカテゴリに分けるとこうなります

  1. 表・文書作成
  2. 計算・関数
  3. グラフ作成
  4. データベース機能

なんだか難しそう・・・と思わずにこんな感じのことができるんだ、という感じでまずはかる〜〜〜〜〜〜〜く頭に入れておくといいと思います

1.表・文書作成

”表”と言ってもかなり色々ありますが、データを入力して計算をしたり「セル」というマス目があるのでそれに沿って入力やレイアウトができるため、慣れてしまえば早くきれいな表作成や各種文書書類なんかも意外に簡単に作ることができます

2.計算・関数

もともとエクセルは表計算ソフトと言われていたのはご存知かと思いますがその名の通り様々な計算を「関数」と呼ばれる機能を入力することで行うことができます。この部分は深掘りするとかなり複雑で多岐にわたるのですが、一番基本の関数をまずは覚えることをお勧めします

3.グラフ作成

グラフはエクセルで作成したデータをもとに数値を図形化し視覚的にわかりやすくしたものです。種類としては棒グラフ・折線グラフ・円グラフ・散布図など目的に合わせて様々なグラフを作成することが可能です。初めて使うときは中々苦戦する個所ともいえますがこれを使えるようになるとエクセルへの理解度もグッと上がりますし何より自分の作ったデータがグラフになるのは意外と楽しいですよ

4.データベース機能

データベースなんて言われるとなんだか拒絶反応が出そうな人もいますが、ここは難しく捉えずに大量データの集まり、とでも認識しておいてください。例えば社員の個別データを管理したり商品の取扱種類を把握したり、毎日の売上高なんかを管理したり…日々発生する管理データや社員データなんかを整理・集計・統計・並び替え・抽出することを得意としています。

使う機能や必要な使い方は職場によって違う

これ意外と大事なことなのですが、そもそもエクセルを使う勉強をしている場合どこまで使えるように慣れば企業側の求める『エクセルを使える人材』に当てはまるのか?って思いませんか?

これを自分の中でかなりハードルを上げてしまっている人が多いのかなと思います

エクセルが使える人=関数バリバリに使いこなして複雑なグラフ作り倒して数万件のデータ管理をピボットテーブルなんか使って、VBAとマクロ使いこなして・・・

いや、無理無理無理

そんなところまで自分を高めている間に途中で挫折しかねません

働く企業がよほどのデータベースを持っていて、それこそあらゆる統計をExcelでとるような職場であれば必要な知識にもなってくるのでしょうがあまりそこまで求められることは少ないのかなという気もします。もちろん、今からエクセル勉強してそのポジションを狙うぞ!というとてつもなく意気込みとやる気と時間に溢れているのであれば勉強するに越したことはありませんし、学ぶことに一切損はありません

でも、転職のためにエクセルを今から勉強したい、職場が変わったから覚えないといけない、復職するのに知識をつけたい

とりあえず今できるようになりたい、という人はまず働く職場で求められるスキルが何なのかを知ることが大事

新しい職場などでそれがわからない場合、先程の4つの基本的な使い方を理解できるように挑戦してみましょう

表・文書作成・・・文字入力できて、枠線つけて、ある程度見た目の良い表や文章を作れる
計算・関数・・・SUM関数や四則演算で計算ができる
グラフ作成・・・表からグラフをひとつでも作成できる
データベース機能・・・フィルターや並び替えができる

この4つのなかでどれが苦手ですか?できるものは何個ありますか?

何が自分にできて、何が自分にできないのかまずは把握してみましょう!

【エクセルには大きく4つの機能があることを知っておこう】
1.表・文書作成
2.計算・関数
3.グラフ作成
4.データベース機能

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