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【エクセル基本機能①】表・文書作成スキルで必要なのは”使いやすい、分かりやすい、伝わりやすい”こと

kumiko

やさしいエクセル

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事務のお仕事でエクセルを使って20年。やさしいエクセルのクミコです。

エクセルに対してのイメージこんな風にハードル上げてませんか?

エクセルを使ってお仕事するのにスペシャリストじゃないと応募しずらい
全ての機能を知っていないといけないんだよね
関数はやっぱり知っとかないとダメでしょ
ショートカットキーを使いこなせないと意味がないよね

そんなことはありません!なぜなら・・・私がそうじゃないのにお仕事できているから!笑

まずはそんなに難しく考えず使って慣れるが大事です

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エクセルには主要な基本機能が4つあります

1 表・文書作成
2 計算・関数
3 グラフ作成
4 データベース機能

その中で今回は【表・文書作成】についてです!

え??便利ショートカットや関数とかやらないの??と思われるかもしれませんがそれはいずれ・・・

ショートカットを使うのも関数を使うのも確かにエクセルを使う上では大切なのですが、じゃあ自分はどんなショートカットを使いたいのか?どんな関数を使いたいのか?と思ったときにできることとやりたいことを把握していないと本当に必要なものが意外とわからないんです!

なので、じれったいかもしれませんがまずは基本をコツコツとやっていきましょう♪

表・文書作成とはどんなもの?

表や文書作成できますか?と聞かれた時あなたは何と答えますか?
どこまでできれば、何ができればいいのか何となく漠然としてて答えづらかったりしますよね

ざっくりどんなものかと言うと、文字入力できて枠線つけてある程度見た目の良い表や文章書類を作れるようになることです

本気でざっくり言いました(笑)

では、表や文書作成とはどんなものかについて学んでいきましょう!

表とは

一言で「表」といっても業種や職種によって使うものは多岐にわたるので、一概にこれですとは言いづらいのですが

売上管理や、商品アイテム管理、顧客管理、計画書、分析表、などイメージが沸きやすいかもしれませんね!

とにかく、集計や統計、計算したり分析したりするものがメインになるのではないでしょうか

その中でも大切なのは、まず自分で表作成をするときに何が必要何が不要か、求められている表の役割は何なのか、最終的にこの表でどんな管理・集計・分析ができればいいのかをざっとでもいいので考えてみること

そして次に、下記の項目を意識しながら情報を整理していきましょう

  • 必要な項目の洗い出し・選定
  • 項目の配置や順序
  • 入力の流れや見た目の情報のわかりやすさ
  • 編集や追加、削除のやりやすさ
  • 伝えたいデータ情報の正確さ
  • 自分以外が見た時に理解できる構造や内容であること
  • 必要に応じて計算式や関数を使用する
  • レイアウトや余白、文字フォントやサイズ配色を意識する

こういったことを考えそれを「表」という形にすることができるようになれば「使いやすい・分かりやすい・伝わりやすい」ものが作れるようになりますよ!

文書作成とは

表はともかく文書作成だとWordの方がいいんじゃない??と思われる方もいると思いますが

もちろんWordは文書作成に特化したソフトなので”見たままの文章”を作るのには適しています

向いている使い方としては下記になります

  • 企画書や報告書などのビジネス文書
  • 約款
  • 研究論文
  • マニュアル作成
  • はがき
  • 封筒宛名

もちろんこれらをエクセルで作れないわけではないですが、ガッツリ文章を書くならWordはおすすめです

では、エクセルで作る文書作成はどんなものが向いているのか一例をあげると

  • 日報
  • 伝票作成(見積書、納品書、発注書、請求書)
  • 見積書や請求書などのフォーマットを作る
  • 社内文書、社外文書(連絡文書、FAX送信表、回覧文書タイトル等)

これらもWordで作れないわけではありませんがエクセルで作っても全く問題ありませんし、できることは上記以外にもまだまだあります

(ちなみに、全ての表や文章をゼロから作るのは結構大変ですが今はネット上にある程度無料で使えるフォーマットなんかも多いのでそれをダウンロードして自分なりに改良するのも全然ありですね!)

何といってもエクセルの1番のいいところは計算ができること!これがWordとの一番の違いになるかと思います、数字を毎回入れるものや計算が必要なものはエクセルを使うと本当に便利です

私は基本、文章作成に関してもほとんどエクセルで作ってしまいます

(というか、ほぼ仕事でエクセルばかり使うので他のソフトのWordをわざわざ立ち上げるのがめんどくさいというだけの話だったりもします笑)

ちなみに、職場によって使う表や文書は既にフォーマットなどがあるかと思います

でも、意外とエクセルで作ってるのに消費税計算や合計が手入力だったり、日付の更新も手動だったり同じフォーマットを別々の会社宛に宛名をわざわざ打ち替えて使っていたり・・・これ、エクセルだからもっと便利にできるのに!ということがいっぱいあったりもします

エクセルを学んで、せっかく使っているのであればその機能を最大限生かしてあげましょう!

先程の改善点をあげるだけでもこれだけあります ↓↓↓

計算は自動でできるようにする
日付は自動更新や指定日を自動で取得できるようにする
複数の会社宛に同じフォーマットなら宛名はリスト選択できるようにする

仕事で使うからエクセルを学ぶ→無駄な作業時間が格段に減る→効率が爆上がりする→自分の仕事の作業が早くなり定時退社は当たり前!

このルーティンができるようにぜひ頑張っていきましょう

『使いやすい・分かりやすい・伝わりやすい』を意識しながら、表や文書作成はエクセルを使って自動化できるところは最大限にその機能を活用して無駄な作業はどんどん減らす

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