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自己流にサヨナラ!「名刺交換の基本」

太田章代

研修トレーナー

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社会人となれば、避けては通れないのが「名刺交換」です。普段はなんとなく名刺交換をしていても、今までにしっかりと学んだ機会がないと、今ひとつ自信が持てなかったり、自己流の方法になってしまっていることもあります。

特に営業担当者だったり、取引先と直接会う仕事の場合、スマートな名刺交換は、相手に良い印象を与えます。

そこで、今回は「名刺交換の基本」を丁寧に説明し、あらかじめしておくべき心構えや、ついついやってしまいがちな誤った行動についてもご紹介します。

とにかくココは押さえる!「名刺交換の基本」

(1)事前の準備

・名刺交換の前に、名刺入れから名刺を取り出し、名刺と名刺入れを重ねて持ちます。

こうすることで、名刺交換の際にスッと立ち上がってスムーズに差し出すことができます。相手が複数いるときは、人数分の名刺を用意しておきましょう。

(2)自分の名刺を差し出す

・椅子から立ち上がり、名刺入れに載せたままの名刺を相手側に向けて、自分の胸あたりに持ちます。

・目下の人から目上の人に向け、「◯◯社の××と申します。よろしくお願いいたします」と言いながら、相手の名刺入れに向けて差し出します。

この際、名刺の文字やロゴを指で隠してしまわないよう注意します。名刺は右手で持ち、左手は軽く添えます。自分の会社名、名前は相手の目を見て名乗りましょう。

(3)相手の名刺を受け取る

・差し出された名刺は、「□□様、頂戴いたします」と言って、自分の名刺入れをクッションにして受け取ります。

右手で自分の名刺を差し出しつつ、左手で受け取り、受け取ったら右手を添えます。また、会社名や名前の読み方などが分からなければ、「失礼ですが、お名前は何とお読みしたらよろしいでしょうか」と、その場で確認しましょう。

(4)もらった名刺をテーブルに置く

・受け取った名刺はその場でしまわず、テーブルの右側に置いた名刺入れを座布団代わりにして、その上に載せます。

テーブルがない場合は、両手で持ち、一礼をしてからしまいましょう。立って話すときは、名刺入れに受け取った名刺を乗せて、手に持ったまま話します。

(5)もらった名刺をしまう

・部屋を退出するときに、周囲の人に合わせて、受け取った名刺を名刺入れにしまいます。

この際、名刺を服の胸ポケットや自分の財布にしまうのはNGなので、注意しましょう。

相手との関係を築く、印象アップのコツ

名刺交換の目的は、相手と良好な関係を築いて『人脈をつくる』事です。ですから、名刺交換の際も、名刺だけを見つめるのではなく、相手を尊重し、目を見ながら名刺交換を行いましょう。

また、時間があれば、受け取った名刺に記載された名前や部署などに触れ、20秒ほど雑談をすることで、コミュニケーションを取ることも大切です。名刺の裏もしっかり確認し、相手への興味を示しましょう。

名刺はただの紙ではないと心得る

(1)名刺は「顔」と同じ

名刺は単なる紙でありません。「相手の顔」と同じように丁重な扱いをしましょう。ということは、自分の名刺も「自分の顔」と同じです。折れていたり、汚れている名刺は、自分の顔が汚れているのと同じことです。汚れた名刺は渡さないように気をつけましょう。

(2)名刺は多めに入れておく

普段から名刺入れには名刺を多めに入れておき、うっかり切らしてしまうことがないようにしましょう。

(3)もし切らしてしまったら

もし名刺を切らしてしまったときは、「大変申し訳ございません。ただ今名刺を切らしております。後日改めてご挨拶させていただきます」と謝って、相手の名刺を受け取ります。その後、改めて持参するか、もしくは手紙をつけて送ります。

(4)名刺は「会社の財産」

もらったのは自分でも、名刺は個人のものではありません。今後の仕事につながるかもしれない、大事な会社の財産です。もらった名刺は、名刺入れに入れたままにしておかず、帰社したらすぐに整理しましょう。その際、五十音順に並べたり、「お得意様」「協力会社」など分類ごとに分けておくとよいでしょう。

(5)これはNG!

× もらった名刺にメモをする
× テーブルを挟んでの名刺交換
× 話している間にもらった名刺を触る
× もらった名刺を胸ポケットや財布に入れる
× 社内の人と名刺交換する(通常、名刺交換は社外の人とするものです)

まとめ

名刺交換については、相手に失礼のない名刺交換の基本をマスターしましょう。一番重要なのは、笑顔で相手の目を見てコミュニケーションを取ることです。名刺交換の仕方ばかりに気を取られてしまい、笑顔がないと人脈づくりにつながらない可能性があるため気をつけましょう。

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アイキャリア株式会社
太田 章代

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