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意外と簡単!キレイが続く暮らしの書類整理術(保管書類編)

鈴木久美子

片付け・収納専門家

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片付け・収納の専門家、鈴木久美子です。

今回は、お悩みの多い書類整理についてご紹介します。

連休中にお家の中の書類をスッキリ整理してみませんか?

書類整理は大きく分けて、『保管する書類』と、『一時的な書類』に分かれます。

保管する書類とは、保険関係や取り扱い説明書など、毎日必要ではないけれど、しっかり保管しておく必要がある書類です。

一時的な書類とは、学校からのお便りや、郵便物、予防注射の案内、免許の更新はがきなど、日々自宅に入ってくるような書類です。(こちらの収納については過去記事でご紹介しています。)

今回は、保管する必要がある重要書類の整理収納についてご紹介します。

一度整えてしまえば、キレイが続く保管書類

一度整えると、キレイが続く
一度整えると、キレイが続く

以前にご紹介した、日々増え続ける郵便物やプリントは、毎日の習慣が大切ですが、重要な保管書類は、一度きちんと整えてしまえば、キレイが続き、必要な時に一瞬で取り出すことが着ます。

とても簡単な事なんですが、たくさんのご家庭にご訪問していますが、皆さん自宅のいろいろなところにバラバラと保管しています。

保険関係の書類など、家族でキチンと場所を共有し、把握しておかないと、いざというときに見当たらないという事になりかねません。

何から手を付けていけばいいという方は、以下の順番にやってみて下さいね!

1.家の中の一か所にまとめる!

我が家の場合は廊下の壁面にある造り付け収納庫にまとめています。
我が家の場合は廊下の壁面にある造り付け収納庫にまとめています。

まずは、自宅内にあちこちにある重要な書類を一か所にまとめましょう。

夫婦はそれぞれ別に管理したい、など、ご家族によって考えの違いもあると思いますが、違う場所に保管したとしても、どこに何があるかお互いに把握する事が必要です。

重要な保管書類の収納場所は、以前にご紹介した、毎日の郵便物やプリント類の収納場所とは別で大丈夫です。

家の中の一等地(出し入れしやすい良い場所)ではなく、寝室の本棚でも良いですし、廊下などに造り付けの収納庫などでも良いです。

使用頻度は少ないけれど、必ず家族全員で把握できる場所を決めて下さい。

2.書類を大きく分類しファイルボックスに入れる!

次に、保管する重要書類を種類ごとに分類していきます。

どんな書類の分類があるかは、ご家庭によって異なりますが、一般的には、取扱説明書、保険関係、住宅関係、金融関係、などがあるかと思います。(我が家はさらに、相続関係、マンション関係書類が多いです。)

1つ1つを細かく分類していく前に、まずは大きな分類で書類を分けて、ざっくりとファイルボックスに入れてしまいましょう。

その時に、明らかに不要なモノが混ざっていたら処分していって下さい。ここでは無理に細かい分類は考えずに、一旦大きく分けてみるところまでやります。

今すぐに手元にファイルボックスがない、という方は、余っていた紙袋などに、一旦、分けて入れてもOKです。その際に紙袋には、『○○関係』とわかるように記載してください。

分類の名前を記載することによって、『なんとなく』に、なってしまっていた書類が何のチームの書類かという事を認識できます。

3.ファイルボックスの中をさらに分類する

まずは簡単な取り扱い説明書からチャレンジ!
まずは簡単な取り扱い説明書からチャレンジ!

ここでは、どこのご家庭にもある、取り扱い説明書の整理を例に、ご紹介していきます。

取り扱い説明書は、重要書類の中でも分類が簡単なのではじめにやってみましょう!

使うもの:ファイルボックス
     個別フォルダー(コクヨ、無印良品、100均など)
     ラベルライターかラベルシールなど

個別フォルダーにラベルシールを貼って分類
個別フォルダーにラベルシールを貼って分類

まずは、取り扱い説明書を分類していきます。

分類の仕方はお好みで大丈夫ですが、私は、上記の画像のように分けています。

分類したところにざっくり入れていくだけで大丈夫です。

A4サイズではない説明書や、ペラペラの紙はクリアファイルに挟んで入れると、迷子にならずに取り出しやすいです。

保証書については、取り扱い説明書の内側にマスキングテープなどで貼り付けています。

画像は無印良品の個別フォルダー(見出し山の位置が重ならないタイプ)
画像は無印良品の個別フォルダー(見出し山の位置が重ならないタイプ)

個別フォルダーには、紙製とPP製があります。

また、見出し山の位置がそろっているタイプと、見出し位置が重ならないようにずれていタイプがありますので、お好みで選んでくださいね。

ちなみに、個別フォルダーは、売っている店舗が少なく、Amazon、無印良品などで購入しています。

家族の意見の違いについて

さいごに1点、お伝えしたいのは、夫婦や家族で書類管理についても考え方が違う事があり、もめてしまい、整理するのが嫌になってしまう、という点です。

ちなみに我が家でも同様に、夫婦で考え方が違います。私は可能な限り余計な書類は処分し、コンパクトにしたいのですが、夫はできるだけ書類を保管したいタイプです。

どれくらい、残しておくかについては、意見が分かれる事が多いのですが、どこに何があるか管理できるようにする、というのは誰もが共通の目標かと思います。

まずは、今日ご紹介した、

1、一か所に重要な書類をまとめる

2、大分類ごとにファイルボックスに入れる

このあたりまで一緒に作業していき、どこに何があるかわかる状態を目指してみましょう。その次に、お互い意見を譲り合いながら折り合いをつけて進めてみてください。

お子様がある程度、大きくなっていらっしゃるご家庭では、お子様にも伝えていくのも必要かと思います。

筆者:鈴木久美子(片付け・収納の専門家) 
整理収納アドバイザー1級、住宅収納スペシャリスト、クリンネスト1級の資格を持ち、暮らしを整えるサポートをしている。InstagramYou Tubeで、暮らしに役立つ情報を発信中!

以下の動画でも詳しくご紹介しているので、良かったらご覧くださいね。

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