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【手帳術】手帳が続かない方必見!目的は時間の有効活用。どんな手帳でも応用できるたった一つの活用術

舘神龍彦

手帳評論家・デジアナリスト・歌手

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【手帳術】手帳は決まっている予定からすべて書き込む

☆ここがポイント
 手帳をうまく使いこなせないという人は珍しくありません。また、誰でもスマートフォンを持っている現代においては、わざわざ紙の記録手段に頼らなくてもいいという考え方もあります。さてではなぜ、手帳を使い続ける人がいるのでしょう。
 それは、使える残り時間が見えるから。これは、見開きの面積が
 そのためには、たとえば週初めに、その週の決まっている予定をすべて書き込んでしまうことです。できれば前週の日曜日、いや金曜日にすべて予定を立ててきめてしまうといいでしょう。
 すると、空いている日が見えてきます。そこで、休みの日を決めたり、雑用や片付けごとに使ったりという計画ができる訳です。

 今回は、週間記入欄を例にとりましたが、月間や一日ページでも考え方は同じです。その期間にある予定をすべて記入したあとで、空き時間に何ができるのかを考えます。また、日頃からやりたいことや見たい映画、読みたい本のリストを手帳に用意しておくのも、実はこの空き時間に何ができるかをすばやく判断して時間を有効に使うためなのだと言えます。
 動画の手帳は、日本能率協会マネジメントセンターの手帳NOLTY リスティ2です。もちろんほかの手帳や、ほかの記入欄でも原則は同じなので同じように実践できます。

☆やってみよう
 さっそくやってみましょう。例に挙げたのは来年4月の第一週です。手帳の週間ページを開いてみます。そして決まっている予定をできるだけ細かく書きます。
 まずおつとめの場合は、出勤日とその関連の予定(会社の公式行事など)。また、散髪や通院などの定期的、準定期的な予定もあらかじめ日付と細かな時間を記入しておきましょう。
 このとき細かく記入できるのは方眼罫の手帳です。
 大切なのは、その時点(今)で判明している、または決められる予定はすべて書いてしまうことです。
 また他人との調整が必要なアポイントや各種の予約などは、場所や移動時間などを鑑みて自分で候補の日時をいくつか決めておき、その範囲で相手と調整するようにしましょう。

・残念なパターンは
 手帳の使い方で残念なパターンは、毎日の予定をその日になってから書くこと。
 このやり方だと記録にはなっても、先の空き時間がわかりません。また未来の予定をおぼえておく必要があります。
 書いたことは頭の外に出し、その分別のことを考えられるのが手帳です。だからどんどん書いた方がいい。思い出せなかったらその都度手帳を見ればそこに予定が書いてある。これが手帳の役割です。
 書くのではなく確認するのが大切。そのためには、月初、週のはじめには予定を書いておくことです。
 こうすると、仮に変更があっても、それをどの空き時間に割り振ればいいのかが解ります。手帳に予定を書いていないとどこが空き時間でどこが仕事の時間かわかりません。

☆参考書籍
 『最新トレンドから導く手帳テクニック100』(えい出版社)

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