こんにちは。マナー・コミュニケーション講師の樋口智香子です。
メールはビジネスに欠かせないコミュニケーションツール。文字だけのコミュニケーションとなるため、より一層の気遣いが大切です。この記事では、好印象を持たれるビジネスメールの書き方として、お勧めの方法をご紹介します。

好感を持たれるメールを書くための３つの意識

ビジネスメールを書くときには、以下の３つの意識が大切です。

１．相手に負担をかけない

ビジネスメールは「相手に負担をかけない」という意識がとても大切です。
負担とは、例えば「理解しづらい」「時間を奪う」「手間をかける」といったことです。こうした負担を与えないよう、工夫することが大切です。

２．あたたかみのある文章を心がける

ビジネスメールを書くときは、人間味・あたたかみのある文章を心がけましょう。メールは文字だけのやりとりになるため、どうしても無機質な印象を与えがちです。冷たい印象にならないように、工夫をしましょう。相手を思いやるひとことなどを添えると効果的です。

３．正しい敬語を使う

ビジネスメールを書くときは、正しい敬語を使いましょう。社会人として、尊敬語・謙譲語・丁寧語といった、最低限の言葉遣いはマスターしておきたいものです。おかしな文章を書いてしまうと「この人と仕事をして本当に大丈夫なのだろうか」と相手を不安にさせることもあります。

ビジネスメールの書き方　５つのポイント

１．件名は「内容がわかる」「検索しやすい」ものにする

相手の負担を軽くするために、件名は、見ただけで内容が推測できるもの、かつ、後で検索しやすいものにします。
例えば「〇〇会議の出欠につきまして」「〇〇プロジェクトの詳細」「〇〇セミナー資料の件」というように、固有名詞まで入れることができればベストです。ここまで具体的に書いておけば、後々、メールを探すときに、一瞬で検索することができます。

２．往復を増やさない工夫をする

相手の負担を軽くするよう、メールの往復はなるべく最小限になるように、心がけましょう。例えば、以下のような工夫をするといいでしょう。

・確認したいことを整理してからメールを書く
→確認したいことが増えるなどして、メールが何通にもならないよう、確認事項は予め整理してからメールを書きます。

・返信不要を上手に伝える
→気持ちを伝えるなど、返信のいらないメールを送る際は「ご返信のお気遣いは、ご無用でございます」などの一文を、上手に使います。

３．複数の事項がある際は、ホール・パート法で書く

相手の負担を軽くするために、複数の事項があるときは、ホール・パート法で書きます。
ホール・パート法とは、先に全体像を伝え、後からその詳細を説明する方法のことをいいます。この書き方をすると、とてもわかりやすい文章になります。

例えば、このように書きます。

・・・
〇〇プロジェクトについて、ご連絡事項が3点ございます。

１．開催時期
～連絡事項を書く～
２．資料について
～連絡事項を書く～
３．緊急の場合
～連絡事項を書く～
・・・

このようにして、先にいくつ連絡事項があるのか伝えたうえで箇条書きにすると、わかりやすい文章になります。

４．クッション言葉を使う

あたたかみのある文章にするために、クッション言葉を活用しましょう。
クッション言葉とは、何か依頼するときや相手の要望に添えないときなど、配慮として添える言葉です。
クッション言葉を添えることで、相手への心遣いを表現することができます。

クッション言葉には、以下のような言葉があります。

・恐れ入りますが　
・申し訳ございませんが　
・ご足労をおかけしますが
・お差し支えなければ　
・お手数をおかけいたしますが

こうしたひと言があるのと無いのとでは、印象が大きく変わります。ぜひ、心がけてみてくださいね。

５．末文に、あたたかみのあるひと言を添える

末文にはぜひ、相手への気遣いをこめた、あたたかみのあるひと言を添えてください。
事務連絡のメールはどうしても、無機質な印象を与えがち。メールの最後に、心遣いや感謝など、人間味を感じるひと言があるだけで、ぐっと印象が良くなります。

例えば、こんなひと言はいかがでしょうか。

・いつも丁寧なご対応をありがとうございます。
・春とはいえ、朝晩は冷え込む日々が続いています。どうぞご自愛くださいませ。
・ご多用な時期かと存じます。お役に立てることがございましたら、いつでもお知らせくださいませ。
・皆様のご活躍、心からお祈りしております。
・ご縁を賜りましたこと、心から嬉しく感じております。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

以上、好感を持たれるメールの書き方について、お伝えしました。ぜひ、ご活用くださいね。

マナー・コミュニケーション講師
アカデミー・なないろスタイル
樋口智香子